미팅에서 의제 항목마다 시간을 미리 배분하는 것의 중요성

@한기용, Greep

유데미에는 PAO라고 해서 모든 미팅에 다음 세 가지를 꼭 적으라고 했었다.

1. Purpose: 미팅의 목적이 무엇인가?
2. Agenda: 미팅에서 구체적으로 이야기할 아이템들이 무엇인가?
3. Outcome: 미팅을 통해 결정하고 싶은 것이 무엇인가?

Outcome과 Purpose가 비슷한 부분이 있지만 Purpose는 조금더 배경과 컨텍스트에 관한 것이라면 Outcome은 더 구체적으로 뭘 결정할지에 관한 것이다.

그리고 여기에 한걸음 더 나간다면 Agenda에는 항목별로 시간 할당을 해야하는 것이 좋다. 예를 들어 “회식"이란 항목이 있다면 최대 5분 이렇게 미리 지정하고 가능하면 담당자 결정 이런 식으로 구체적으로 의제에 써주면 더 좋다.

시간 할당이 중요한 이유는 안 그러면 그리 중요하지 않은 아이템에 사람들이 많은 시간을 쓰기 때문이다.(보통 어려운 문제는 별로 말이 없지만) 예를 들어 의견 내기 쉬운 주에인 “회식"은 모두 한 마디씩 어디서 할지 의견내다가 시간을 불필요하게 많이 낭비할 수 있기 때문이다. 이건 그냥 누가 팔로우업 할지 정하는 정도록 넘어가는 것이 맞다.

미팅에서 의제 안건별로 시간을 어떻게 쓰고 있는지 꼭 살펴보고 중요도에 맞춰 조정하는 것이 모두의 시간을 아껴쓰는 방법 중의 하나이다.